आपराधिक दोषसिद्धि और डेटा दुरुपयोग नीति

• यह HelloVerify Document Verification Follow-Up Services Co. LLC. ("HelloVerify", "हम") के लिए "उपयुक्त नीति दस्तावेज़" है (जैसा कि कुछ न्यायक्षेत्रों में डेटा संरक्षण कानून द्वारा आवश्यक है) जो यह बताता है कि हम आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा की सुरक्षा कैसे करेंगे।
• यह नीति HelloVerify की डेटा संरक्षण नीतियों (जिनमें डेटा वर्गीकरण, सूचना सुरक्षा और डेटा प्रतिधारण की नीतियाँ शामिल हैं) का समर्थन करती है।
• यह दस्तावेज़ यूके के डेटा संरक्षण अधिनियम 2018 की आवश्यकता को पूरा करता है कि कुछ परिस्थितियों में आपराधिक दोषसिद्धि डेटा को संसाधित करते समय एक उपयुक्त नीति दस्तावेज़ मौजूद हो।

• नियंत्रक (Controller): वह व्यक्ति या संगठन जो यह निर्धारित करता है कि व्यक्तिगत डेटा को कब, क्यों और कैसे संसाधित किया जाए (उदाहरण के लिए HelloVerify या समूह की कोई अन्य कंपनी)।
• आपराधिक दोषसिद्धि डेटा: आपराधिक दोषसिद्धि और अपराधों से संबंधित व्यक्तिगत डेटा, जिसमें आपराधिक आरोपों और कार्यवाहियों से संबंधित व्यक्तिगत डेटा शामिल है।
• डेटा प्रतिधारण नीति: HelloVerify की नीति कि संगठन अपनी जानकारी के प्रतिधारण और निपटान को कैसे वर्गीकृत और प्रबंधित करता है।
• डेटा विषय (Data Subject): एक जीवित, पहचाना गया या पहचाने जाने योग्य व्यक्ति जिसके बारे में हम व्यक्तिगत डेटा रखते हैं। डेटा विषय किसी भी देश के नागरिक या निवासी हो सकते हैं और उनके व्यक्तिगत डेटा के संबंध में कानूनी अधिकार हो सकते हैं।
• डेटा गोपनीयता प्रभाव आकलन (DPIA): डेटा प्रोसेसिंग गतिविधि के जोखिमों की पहचान और कमी के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण और आकलन। DPIA को "डिज़ाइन द्वारा गोपनीयता" के हिस्से के रूप में किया जा सकता है और इसे व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग से संबंधित सभी प्रमुख सिस्टम या व्यावसायिक बदलाव कार्यक्रमों के लिए किया जाना चाहिए।
• DPA 2018: यूके का डेटा संरक्षण अधिनियम 2018 (समय-समय पर संशोधित, अपडेट या प्रतिस्थापित)।
• GDPR: जैसा लागू हो, सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन ((EU) 2016/679) जो यूरोपीय संघ (निकासी) अधिनियम 2018 की धारा 3 के आधार पर इंग्लैंड और वेल्स, स्कॉटलैंड और उत्तरी आयरलैंड के कानून का हिस्सा बनता है, या UK GDPR (जिसका अर्थ DPA 2018 की धारा 3(10) (धारा 205(4) द्वारा पूरक) में दिया गया है)।
• व्यक्तिगत डेटा: कोई भी जानकारी जो किसी डेटा विषय की पहचान करती है या किसी डेटा विषय से संबंधित जानकारी जिसे हम उस डेटा से अकेले या हमारे पास मौजूद या उचित रूप से हो सकने वाले अन्य पहचानकर्ताओं के साथ मिलाकर (सीधे या अप्रत्यक्ष रूप से) पहचान सकते हैं।
• गोपनीयता सूचना: एक अलग सूचना जो उस जानकारी को बताती है जो डेटा विषयों को तब प्रदान की जा सकती है जब संगठन उनके बारे में जानकारी एकत्र करता है।
• प्रोसेसिंग या प्रोसेस: कोई भी गतिविधि जिसमें व्यक्तिगत डेटा का उपयोग शामिल है। इसमें डेटा प्राप्त करना, रिकॉर्ड करना या रखना, या डेटा पर कोई ऑपरेशन या ऑपरेशनों का सेट करना शामिल है, जिसमें संगठित करना, संशोधित करना, पुनर्प्राप्त करना, उपयोग करना, प्रकट करना, मिटाना या नष्ट करना शामिल है। प्रोसेसिंग में तीसरे पक्षों को व्यक्तिगत डेटा प्रसारित करना या स्थानांतरित करना भी शामिल है।
• व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा: व्यक्तिगत डेटा जो किसी डेटा विषय के धोखाधड़ी रिकॉर्ड, दुर्व्यवहार रिकॉर्ड और/या डेटा विषय के खिलाफ की गई अनुशासनात्मक कार्रवाई को प्रकट करता है।

हम अपने ग्राहकों को सेवाएँ प्रदान करने के क्रम में निम्नलिखित उद्देश्यों के लिए आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा को संसाधित करते हैं:

• व्यक्तियों की पृष्ठभूमि जाँच करना
• किसी देश में काम करने के आवेदक के अधिकार की जाँच करना
• यह सत्यापित करना कि उम्मीदवार रोज़गार के लिए उपयुक्त हैं, जिससे जाली शैक्षणिक डिग्रियों, रोज़गार प्रमाणपत्रों और अभ्यास लाइसेंसों के साथ-साथ धोखाधड़ी वाले पासपोर्ट और वर्क परमिट का खुलासा हो सके, ग्राहकों की ओर से हमारी सत्यापन सेवाओं के हिस्से के रूप में यह सुनिश्चित करने के लिए कि नियुक्त पेशेवरों के पास वे योग्यताएँ हैं जिनका वे दावा करते हैं

व्यक्तिगत डेटा संरक्षण सिद्धांत

GDPR के अनुच्छेद 5(1) में निर्धारित छह सिद्धांतों के अनुसार व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करना आवश्यक है। अनुच्छेद 5(2) नियंत्रकों को अनुच्छेद 5(1) के अनुपालन को प्रदर्शित करने में सक्षम होने की आवश्यकता रखता है।

हम GDPR में निर्धारित व्यक्तिगत डेटा की प्रोसेसिंग से संबंधित सिद्धांतों का पालन करते हैं, जिनके अनुसार व्यक्तिगत डेटा को होना चाहिए:

• कानूनी, उचित और पारदर्शी तरीके से संसाधित (वैधता, निष्पक्षता और पारदर्शिता)
• केवल निर्दिष्ट, स्पष्ट और वैध उद्देश्यों के लिए एकत्रित (उद्देश्य सीमा)
• पर्याप्त, संबंधित और उन उद्देश्यों के संबंध में आवश्यक सीमा तक सीमित जिनके लिए इसे संसाधित किया जाता है (डेटा न्यूनीकरण)
• सटीक और जहाँ आवश्यक हो अद्यतन (सटीकता)
• उस अवधि से अधिक समय तक ऐसे रूप में नहीं रखा गया जो डेटा विषयों की पहचान की अनुमति देता हो, जितना उन उद्देश्यों के लिए आवश्यक है जिनके लिए डेटा संसाधित किया जाता है (भंडारण सीमा); और
• इस तरह से संसाधित जो अनधिकृत या गैरकानूनी प्रोसेसिंग और दुर्घटनावश हानि, विनाश या क्षति से बचाव के लिए उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपायों का उपयोग करके इसकी सुरक्षा सुनिश्चित करे (सुरक्षा, अखंडता और गोपनीयता)

हम ऊपर सूचीबद्ध डेटा संरक्षण सिद्धांतों (जवाबदेही) का अनुपालन प्रदर्शित करने के लिए जिम्मेदार हैं और सक्षम होने चाहिए।

व्यक्तिगत डेटा को डेटा विषय के संबंध में कानूनी, उचित और पारदर्शी तरीके से संसाधित किया जाना चाहिए।

हम व्यक्तिगत डेटा को केवल उचित और कानूनी रूप से और निर्दिष्ट उद्देश्यों के लिए संसाधित करेंगे। GDPR व्यक्तिगत डेटा के संबंध में हमारी कार्रवाइयों को निर्दिष्ट कानूनी उद्देश्यों तक सीमित करता है। हम आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा को केवल तभी संसाधित कर सकते हैं जब हमारे पास प्रोसेसिंग के लिए कानूनी आधार हो और विशिष्ट प्रोसेसिंग शर्तों में से एक लागू होती हो। हम प्रत्येक प्रोसेसिंग गतिविधि के लिए निर्भर किए गए कानूनी आधार और विशिष्ट प्रोसेसिंग शर्त की पहचान और दस्तावेज़ीकरण करेंगे।

डेटा विषयों से आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा एकत्र करते समय, चाहे सीधे डेटा विषयों से या अप्रत्यक्ष रूप से (उदाहरण के लिए किसी तीसरे पक्ष या सार्वजनिक रूप से उपलब्ध स्रोत से), हम डेटा विषयों को एक गोपनीयता सूचना प्रदान करेंगे जो GDPR द्वारा आवश्यक सभी जानकारी को संक्षिप्त, पारदर्शी, समझने योग्य, आसानी से सुलभ और स्पष्ट सरल भाषा में बताती हो जिसे आसानी से समझा जा सके।

कानूनी प्रोसेसिंग आधार और प्रोसेसिंग शर्तें

व्यक्तिगत डेटा को केवल निर्दिष्ट, स्पष्ट और वैध उद्देश्यों के लिए एकत्रित किया जाना चाहिए। उन्हें उन उद्देश्यों के साथ असंगत किसी भी तरीके से आगे संसाधित नहीं किया जाना चाहिए।

हम केवल निर्दिष्ट उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत डेटा एकत्र करेंगे और डेटा विषयों को एक प्रकाशित गोपनीयता सूचना में सूचित करेंगे कि वे उद्देश्य क्या हैं। हम व्यक्तिगत डेटा को इसके पहली बार प्राप्त होने पर प्रकट किए गए उद्देश्यों से नए, भिन्न या असंगत उद्देश्यों के लिए उपयोग नहीं करेंगे, जब तक कि हमने डेटा विषय को नए उद्देश्यों के बारे में सूचित न किया हो और जहाँ आवश्यक हो उन्होंने सहमति न दी हो।

व्यक्तिगत डेटा उन उद्देश्यों के संबंध में आवश्यक सीमा तक पर्याप्त, संबंधित और सीमित होना चाहिए जिनके लिए इसे संसाधित किया जाता है।

हम केवल उस उद्देश्य के लिए आवश्यक न्यूनतम व्यक्तिगत डेटा एकत्र या प्रकट करेंगे जिसके लिए डेटा एकत्र या प्रकट किया जाता है। हम यह सुनिश्चित करेंगे कि हम अत्यधिक डेटा एकत्र न करें और एकत्रित व्यक्तिगत डेटा इच्छित उद्देश्यों के लिए पर्याप्त और संबंधित हो।

व्यक्तिगत डेटा सटीक और, जहाँ आवश्यक हो, अद्यतन होना चाहिए। जब यह गलत हो तो इसे बिना किसी देरी के सुधारा या हटाया जाना चाहिए।

हम यह सुनिश्चित करेंगे कि हमारे पास मौजूद और उपयोग किया जाने वाला व्यक्तिगत डेटा सटीक, पूर्ण, अद्यतन और उस उद्देश्य के लिए संबंधित हो जिसके लिए इसे हमारे द्वारा एकत्र किया गया है। हम एकत्र करने के समय और उसके बाद नियमित अंतराल पर किसी भी व्यक्तिगत डेटा की सटीकता की जाँच करते हैं। हम गलत या पुराने व्यक्तिगत डेटा को नष्ट करने या संशोधित करने के लिए सभी उचित कदम उठाते हैं।

हम व्यक्तिगत डेटा को केवल तब तक पहचाने जाने योग्य रूप में रखते हैं जब तक यह उन उद्देश्यों के लिए आवश्यक हो जिनके लिए इसे एकत्र किया गया था, या जहाँ हमारा कानूनी दायित्व हो। एक बार जब हमें व्यक्तिगत डेटा की आवश्यकता नहीं रहती, तो इसे हटा दिया जाएगा या स्थायी रूप से गुमनाम बना दिया जाएगा।

हम यह सुनिश्चित करने के लिए एक डेटा प्रतिधारण नीति और संबंधित प्रक्रियाओं को बनाए रखते हैं कि व्यक्तिगत डेटा उन उद्देश्यों के लिए एक उचित समय बीत जाने के बाद हटा दिया जाए जिनके लिए इसे रखा जा रहा था, जब तक कि हम कानूनी रूप से उस डेटा को अधिक समय तक बनाए रखने के लिए बाध्य न हों।

हम यह सुनिश्चित करेंगे कि डेटा विषयों को किसी भी लागू गोपनीयता सूचना में उस अवधि के बारे में सूचित किया जाए जिसके लिए डेटा संग्रहीत किया जाता है और वह अवधि कैसे निर्धारित की जाती है।

व्यक्तिगत डेटा को इस तरह से संसाधित किया जाना चाहिए जो व्यक्तिगत डेटा की उचित सुरक्षा सुनिश्चित करे, जिसमें अनधिकृत या गैरकानूनी प्रोसेसिंग और दुर्घटनावश हानि, विनाश या क्षति से सुरक्षा शामिल है, उचित तकनीकी या संगठनात्मक उपायों का उपयोग करते हुए।

हम व्यक्तिगत डेटा की गैरकानूनी या अनधिकृत प्रोसेसिंग और व्यक्तिगत डेटा की दुर्घटनावश हानि या क्षति के खिलाफ उचित और उपयुक्त सुरक्षा उपायों को लागू और बनाए रखेंगे।

हम इन सिद्धांतों के अनुपालन को प्रदर्शित करने के लिए जिम्मेदार और सक्षम हैं। हमारे डेटा संरक्षण अधिकारी (DPO) यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि हम इन सिद्धांतों का अनुपालन कर रहे हैं। इस नीति के बारे में कोई भी प्रश्न DPO को प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

हम यह करेंगे:

• यह सुनिश्चित करना कि सभी व्यक्तिगत डेटा प्रोसेसिंग गतिविधियों के रिकॉर्ड रखे जाएँ, और यह कि इन्हें अनुरोध पर सूचना आयुक्त को प्रदान किया जाए।
• किसी भी उच्च-जोखिम व्यक्तिगत डेटा प्रोसेसिंग के लिए DPIA करना यह समझने के लिए कि प्रोसेसिंग डेटा विषयों को कैसे प्रभावित कर सकती है और उपयुक्त होने पर सूचना आयुक्त से सलाह लेना।
• व्यक्तिगत डेटा हैंडलिंग की स्वतंत्र सलाह और मॉनिटरिंग प्रदान करने के लिए एक DPO बनाए रखना, और यह सुनिश्चित करना कि उसकी उच्चतम प्रबंधन स्तर तक रिपोर्ट करने की पहुँच हो।
• यह सुनिश्चित करने के लिए आंतरिक प्रक्रियाएँ होना कि व्यक्तिगत डेटा केवल उस तरीके से एकत्रित, उपयोग या संभाला जाए जो डेटा संरक्षण कानून का अनुपालन करता हो।

व्यक्तिगत डेटा का प्रतिधारण और मिटाना

हम आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा की सुरक्षा को बहुत गंभीरता से लेते हैं। हमारे पास व्यक्तिगत डेटा को गैरकानूनी या अनधिकृत प्रोसेसिंग, या दुर्घटनावश हानि या क्षति से बचाने के लिए प्रशासनिक, भौतिक और तकनीकी सुरक्षा उपाय हैं। जहाँ आपराधिक दोषसिद्धि डेटा या व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा संसाधित किया जाता है, हम यह सुनिश्चित करेंगे कि:

• प्रोसेसिंग को रिकॉर्ड किया जाता है, और रिकॉर्ड जहाँ संभव हो, हमारी डेटा प्रतिधारण नीति के अनुसार विभिन्न श्रेणियों के डेटा के सुरक्षित और स्थायी मिटाने के लिए एक उपयुक्त समय अवधि निर्धारित करता है।
• जब हमें उस उद्देश्य के लिए आपराधिक दोषसिद्धि डेटा या व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा की आवश्यकता नहीं रहती जिसके लिए इसे एकत्र किया गया था, तो हम इसे यथासंभव शीघ्र हटा देंगे या इसे स्थायी रूप से गुमनाम बना देंगे। हम सामान्यतः आपराधिक दोषसिद्धि डेटा या व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा को उस रूप में रखते हैं जिसमें यह हमारे ग्राहकों को प्रदान किया गया था, इसे एकत्र किए जाने की तिथि से 15 वर्षों तक, इस आधार पर कि हमारे ग्राहकों को अक्सर इसकी आवश्यकता किसी दुर्व्यवहार जाँच या इसी तरह की कार्यवाही का समर्थन करने के लिए होती है जो चिकित्सा उद्योग में मूल सत्यापन किए जाने के कई वर्षों बाद हो सकती है, और क्योंकि व्यक्ति विभिन्न न्यायक्षेत्रों में काम करने के लिए जा सकते हैं जहाँ कानून को इन अवधियों के लिए डेटा रखने की आवश्यकता हो सकती है।
• जब रिकॉर्ड नष्ट किए जाते हैं, तो हम यह सुनिश्चित करेंगे कि उन्हें सुरक्षित और स्थायी रूप से निपटाया जाए।

जब हम पहली बार डेटा विषयों का व्यक्तिगत डेटा प्राप्त करते हैं, तो उन्हें एक गोपनीयता सूचना मिलती है जो बताती है कि उनके व्यक्तिगत डेटा को कैसे संभाला जाएगा, और इसमें वह अवधि शामिल होगी जिसके लिए व्यक्तिगत डेटा संग्रहीत किया जाएगा, या यदि यह संभव न हो, तो उस अवधि को निर्धारित करने के लिए उपयोग किए गए मानदंड। गोपनीयता सूचना हमारी वेबसाइट पर भी उपलब्ध है।

आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा को संसाधित करने की यह नीति द्विवार्षिक रूप से, या कानून में बदलाव की स्थिति में अधिक बार, समीक्षा की जाती है।

इस नीति को उस समय तक बनाए रखा जाएगा जब तक हम आपराधिक दोषसिद्धि डेटा और व्यावसायिक दुर्व्यवहार डेटा को संसाधित करते हैं और ऐसी प्रोसेसिंग बंद करने के बाद कम से कम छह महीने की अवधि के लिए।

इस नीति की एक प्रति अनुरोध पर और बिना किसी शुल्क के सूचना आयुक्त को प्रदान की जाएगी।

डेटा संरक्षण कानून के साथ हमारे अनुपालन के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारे डेटा संरक्षण अधिकारी से इस पते पर संपर्क करें: support@helloverify.com